مروری کلی بر سیستم تلفن VoIP
تصور کنید که تمام تجهیزات تلفنی شما را PBX بنامیم. فرض کنید که از دست سیمکشیهای پیچیده سیستم تلفنی خود رها شوید و همچنین تمام کاستیهای سیستم ارتباطی خود را کنار بگذارید، میتوانید تمام کاربران سیستم تلفنی خود را کنترل کنید و از تمام عذابهایی که تا این مدت سیستم تلفنی قدیمی به شما داده بود خداحافظی کنید. خوب فکر میکنم در ادامه بیشتر باعث هیجان شما خواهیم شد.
قبل از اینکه با عجله بخواهید سیستم VoIP خرید کنید فراموش نکنید که اینجا هستید تا بیشتر و بیشتر در مورد سیستم تلفنی VoIP بدانید و بهترین انتخاب را نمایید. بیشتر از همه شما میخواهید تا بدانید چگونه یک سیستم تلفنی VoIP میتواند هزینههای نگهداری شما را کمتر کند و بتوانید کنترل همه ارتباطات را در اختیار داشته باشید و هزینههای خودتان را کاهش دهید. پس اجازه بدهید تا بیشتر بدانیم.
تعریف واقعی سیستم تلفنی VoIP چیست؟
همه میدانیم که وظیفه اصلی سیستم تلفنی این است که روزانه تمامی تماسهای تلفن شما را برقرار و کنترل نماید و تمامی ارتباطات شما را مدیریت نماید و تنها چیزی که شما با آن آشنا نیستید VoIP میباشد. همانطور که قبلا گفتیم VoIP راهی است برای برقراری تماس تلفنی روی شبکه داخلی (LAN) و یا روی شبکه جهانی (WAN) و در این بین صدای آنالوگ شما به بسته های IP تبدیل میگردد که قابل انتقال روی بستر شبکه است. واژه VoIP عموما برای برقراری تماس تلفنی روی اینترنت استفاده میگردد. همانطور که میدانید زیرساخت VoIP شبکه LAN شماست. پس میتوانید هزینه های کابلکشی آنالوگ را حذف نمایید چون در هر سازمانی وجود شبکه LAN الزامی است و با توجه به اینکه شما در کنار سیستم VoIP میتوانید از خط تلفن شهری (PSTN) نیز استفاده کنید پس با یک تیر دو نشان زدهاید.
فرق بین سیستم تلفنی VoIP (IP PBX) و سیستم تلفنی آنالوگ (PBX)
- سانترال آنالوگ از فناوری TDM استفاده میکند در حالیکه VoIP از فناوری IP
- سانترال آنالوگ از سیستم کابلکشی آنالوگ استفاده میکند در حالیکه VoIP از شبکه داخلی شما (LAN)
- سانترال آنالوگ از خط تلفن شهری برای برقراری تماس استفاده میکند ولی VoIP از یک سرور تلفنی تحت شبکه (IP PBX) و خط تلفن شهری (PSTN)
باوجود اینکه در حال استفاده از یک تکنولوژی جدید هستید به جرات میتوان گفت که سیستم VoIP قابلیت متصل شدن با دیگر سیستمهای تجاری شما مثل سیستم مالی و اداری، سیستم ارتباط با مشتریان، سیستم حفاظتی و نظارتی و ... را دارا میباشد که باعث افزایش بهرهوری ، کارایی و فروش خواهد شد. حتما شما هم میدانید که VoIP مزیتهای بیشماری دارد ولی ما با شما هستیم تا به شما در انتخاب و خرید سیستم VoIP کمک کنیم.
ویژگیهای بارز یک سیستم تلفنی VoIP
- منشی تلفنی گویا
- امکان تخصیص یک خط تلفن شهری مجزا به یک یا چند خط داخلی
- نمایش شماره تماس گیرنده، انتقال تماس از شخصی به شخص دیگر، انتظار تماس، امکان تماسهای ورودی، امکان تماس سه طرفه و بیشتر
- برداشتن تماس داخلیهای دیگر، پارک کردن تماسهای ورودی روی یک داخلی خاص و برداشتن آن تماس از یک داخلی دیگر
- مانیتور کردن تماسها و ضبط مکالمات
- ایجاد صف تماس و توزیع تماس روی داخلیهای موجود در یک صف
- پشتیبانی از پست صوتی
- امکان تعریف داخلی در موقعیت جغرافیایی دیگر
- امکان کنترل و مدیریت از راه دور
- امکان گزارشگیری از تماسها
- امکان استفاده همزمان از VoIP و PSTN
- مدیریت مبتنی بر وب
- امکان اتصال با برنامههای کاربران مختلف
این ویژگی عمدتا از ویژگیهای پایه در VoIP محسوب میگردد و برای آشنایی با ویژگیهای بیشتر باید با سیستمهای تلفنی مختلفی آشنا شوید.
چرا شما باید یک سیستم تلفنی VoIP بخرید؟
دلایل زیادی برای خرید سیستم VoIPوجود دارد ولی با توجه به وقت کم سعی میکنیم تا عمده آنها را بازگو کنیم.
نه تنها با گرفتن تماسهای VoIP بلکه با کاهش هزینههای نگهداری و پشتیبانی و حذف شبکه تلفن آنالوگ جداگانه میتوانید هزینهها را کاهش دهید.
- نصب، راهاندازی و گسترش به صورت کنترل از راه دور
اگر تمایل دارید تا کسی را استخدام کنید که از منزل با شما کار کند ،اگر میخواهید تا یک مرکز تماس توزیع شده یا شرکتی با چندین شعبه تاسیس کنید نیازی نیست تا چندین مرکز تماس بخرید فقط کافیست یک مرکز تماس (IP PBX) IP داشته باشید و از تلفنهای IP خود در هر کجا که اینترنت دارید استفاده نمایید و همه آنها را از جایی که شما هستید کنترل کنید.
همه چیز در دسترس شماست فقط کافیست تا وارد سیستم شوید. هرکجا که هستید و هرزمانی که بخواهید تا وضعیت صفها را مشاهده کنید ، رکورد مکالمات را بشنوید و تنظیماتی روی سیستم انجام دهید کافیست تا نام کاربری و کلمه عبور خود را از طریق مرورگر وارد نمائید.
اگر ظرفیت مرکز تماس آنالوگ شما تکمیل گردد میبایست آن را با سانترال دیگری جایگزین کنید تا بتوانید در مدلهای جدیدتر ظرفیت بیشتری داشته باشید. ولی برای گسترش سیستم تلفنی VoIP فقط کافیست تا چند کلیک نمایید و داخلیهای جدیدی را به سیستم اضافه کنید.
گسترش سیستم تلفنی پایه
آناتومی پیاده سازی یک سیستم تلفنی VoIP پایه
سیستم تلفنی VoIP ، پایهای که شما میسازید میبایست دارای اجزای زیر باشد:
- شبکه داخلی (LAN)
- ارتباط اینترنت در صورتیکه کاربر از راه دور و یا شعب مختلفی دارید.
- اتصال شما به خط یا خطوط تلفن ثابت PSTN
- مرکز تماس IP که IP PBX نامیده میشود.
- تلفنهای رومیزی
- شما و کاربرانتان
هرکدام از این اجزا نقش حیاتی در عملکرد و مزایایی که شما از VoIP خواهید گرفت دارند. شاید الان به وضوح مشخص نباشد که آنها چطور با هم در تعاملند.
در شکل زیر میتوانید دیاگرام پیادهسازی یک سیستم تلفنی تحت شبکه VoIP را ببینید:
همانطور که در تصویر بالا میبینید پیادهسازی یک سیستمVoIP کاری بسیار آسان است.
- شبکه داخلی شما (LAN)، در واقع زیرساخت اصلی این سیستم است. شبکه LAN دقیقا به صورت یک اتصال برای سایر اجزا می باشد و همانند یک ماشین انتقال عمل مینماید.
- مرکز تماس تحت شبکه یا همان (IP PBX) دقیقا همانند پدر خانواده عمل مینماید. (IP PBX) تمامی تلفنهای داخل شبکه، کنترل تماسها و ارتباطات صوتی را مدیریت میکند.
- ارتباط اینترنت برای انتقال صدا بین دفاتر، شعب و یا کارکنان بیرون از سایت اصلی است که (IP PBX) در آن واقع شده است. (IP PBX) شما دارای یک کارت مبدل است که به شما اجازه میدهد تا بتوانید به خط تلفن شهری (PSTN) متصل گردید.
- گوشیهای تلفن IP بیشترین تجهیزاتی میباشند که در این دیاگرام مشاهده میکنید. VoIP Phoneها عمدتا به صورت یک نقطه پایانی هستند که برای کاربران اجازه استفاده از سرویسهای صوتی سیستم را مهیا میکنند.
بخش چهارم: انتخاب یک سیستم تلفنی خوب
من فکر میکنم که شما هیجان بیشتری برای فهمیدن مطالب باقی مانده دارید و بهتر است قبل از اینکه دست در جیبتان کنید به برخی از سوالات پاسخ دهید:
- چه نوع سیستمی برای تجارت شما مناسبتر است؟
با توجه به اینکه ارتباطات روی بستر IP میتواند سیستمهای تلفنی با عملکرد بالایی را ارایه دهد میبایست دقت بیشتری به عمل آورد تا گزینهای مناسب را انتخاب کرد.
- چرا به دنبال یک سیستم تلفنی جدید هستید؟
اصل ارتباطات تلفنی، مبتنی بر ارسال و دریافت تماسهای تلفنی است. پس چه دلیلی دارد که شما میخواهید سیستم تلفنی قدیمیتان را کنار بگذارید. حقیقت ماجرا در این است که بیشتر سیستمهای تلفنی کاری مشابه را انجام میدهند و عمده تفاوت آنها این است که هریک چطور به این بازار معرفی میشوند. ناگفته نماند که برخی ویژگیهای بسیار کوچک نیز ممکن است باعث شود تا یک راهکار در یک موقعیت خاص از یک راهکار دیگر بهتر عمل نماید. سعی کنید در ابتدا هر آن چیزی که بدان نیاز دارید را یادداشت کنید.
- آیا سیستم تلفنی شما به سیستمهای تجاری دیگری متصل خواهد شد؟
ممکن است شما بخواهید سیستمهای تجاری دیگری مثل CRM را به سیستم تلفنی خود متصل نمایید. برخی سیستمهای تجاری به شما APIهایی را برای ارتباط با نرمافزارشان معرفی مینمایند که ممکن است برخی سیستمهای تلفنی این قابلیت را نداشته باشند.
وقتی به دنبال یک راهکار هستید میبایست از قبل بدانید که دقیقا چه چیزی را میخواهید و تا چه حدی این کار شدنی است. پیشنهاد میکنیم قبل از انتخاب حتما به حرفهای یک مشاور گوش فرا دهید.
- آیا قصد دارید تا گسترش، مدیرت و پشتیبانی از سیستم تلفنی را خودتان به عهده بگیرید؟
اگر شما کارمندان IT در شرکت خود دارید، بهترین گزینه این ایت که خودتان کار پشتیبانی و مدیریت سیستم را به عهده بگیرید. شاید در ابتدا نیاز به برخی آموزشهای کوتاه مدت وجود داشته باشد ولی آسودگی خیال بیشتری خواهید داشت، اگر چنین کارمندی نداشتید میبایست به دنبال یک شرکت خوب و با تجربه باشید تا پشتیبانی سیستم خود را به آن بسپارید.
- چه کسی کار آمادهسازی و ارائه سیستم تلفنی شما را به عهده خواهد گرفت؟
اشتباه نکنید قبل از خرید سیستم بدانید چه کسی کار نصب و راهاندازی را برای شما انجام خواهد داد. حتما مطمئن شوید کسی که کار نصب را انجام میدهد به طور کامل به سیستم تلفنی انتقالی شما مسلط است.
- هزینه کلی که شما برای این کار میکنید به چه میزانی است؟
میدانیم که همگی دوست داریم تا هزینههایمان را با VoIP کاهش دهیم ولی آیا این کار ممکن است و در واقعیت عملی است؟ اگر صرفا به خاطر کاهش هزینه به سراغ VoIP میروید، برآوردی از هزینه کلی خرید، نصب و راهاندازی و پشتیبانی داشته باشید و آن را با مجموع هزینههای تلفنی خود در مدت عمر سیستم تلفنی مقایسه کنید.
خرید سیستم VoIP به قصد کاهش هزینه شاید شما را به دردسر بیندازد. اطمینان، کارایی و قابلیت گسترش میتواند ارزشآفرینی بیشتری را برای شما به ارمغان اورد و این امر صرفا در طولانی مدت قابل اندازهگیری است. فرض کنید شرکت شما گسترش یابد و بخواهید کاربران بیشتری را به سیستم اضافه کنید. اینجاست که متوجه میشوید که سهولت در گسترش، مسئله بسیار مهمی است. همچنین وقتی بدانید که با یک بروز رسانی بسیار ساده میتوانید از ویژگیهای جدیدتری استفاده نمایید ارزش بیشتر این سیستم نمایان خواهد شد.
- کارمندان شما چه انتظاراتی از سیستم دارند؟
هر کدام از کارمندان یا هر دستهای از آنان ممکن است نیازهای متفاوتی داشته باشند. مثلا ممکن است نیاز یک گروه در بخش فروش ،ایجاد صف انتظار برای توزیع تماسهای ورودی بین کارکنان فروش باشد.ولی تیم فنی نیاز داشته باشد تا بتواند راهنمای نصب و راهاندازی صوتی تجهیزت را روی سیستم تلفنی قرار دهد. بیان نیازهای کارکنان میتواند شما را به سمت یک سیستم اختصاصی و ویژه هدایت کند. به قول معروف بهتر است به فراش اجازه دهیم تا جارویش را خودش انتخاب نماید.
نت استاک پلت فرم فروشگاهی جهت فروش تجهیزات شبکه ، مخابرات و فناوری اطلاعات با بیش از 1200 مشتری در سرتا سر ایران با داشتن بیش از 20 نمایندگی در استان های کشور آماده خدمت رسانی میباشد
